Absageprotokoll: So dokumentierst du deine Therapieplatzsuche

Was ist ein Absageprotokoll und wofür braucht die Krankenkasse es

Du rufst eine Praxis nach der anderen an und hörst immer wieder dasselbe: keine Kapazität, Warteliste, Rückruf in einigen Monaten. Diese Mühe ist mehr wert, als sie sich im Moment anfühlt. Denn sie lässt sich festhalten und wird damit zum wichtigsten Beleg für einen Antrag auf Kostenerstattung. Ein Absageprotokoll ist die schriftliche Liste all deiner vergeblichen Kontaktversuche bei Psychotherapeut:innen, die mit den gesetzlichen Krankenkassen abrechnen. Welche Behandlerarten es gibt und wie sie sich unterscheiden, erklären wir in einem eigenen Überblick. Für das Protokoll gilt: Nur Anfragen bei Praxen mit Kassenabrechnung zählen.

Die Rechtsgrundlage steht in § 13 Absatz 3 SGB V: Konnte die Krankenkasse eine unaufschiebbare Leistung nicht rechtzeitig erbringen, sind die Kosten für die selbstbeschaffte Leistung in der entstandenen Höhe zu erstatten, soweit die Leistung notwendig war. Auf die Psychotherapie übertragen heißt das: Findest du trotz ernsthafter Bemühungen keinen zeitnahen Platz in einer Kassenpraxis und lässt du dich deshalb in einer Privatpraxis behandeln, kann die Kasse verpflichtet sein, die Kosten zu übernehmen. Ob das in deinem Fall zutrifft, prüft sie im Einzelfall. Damit sie überhaupt prüfen kann, braucht sie Nachweise. Das Absageprotokoll zeigt ihr, dass deine Suche ernsthaft, nachvollziehbar und erfolglos war.

Laut einer Auswertung der BPtK (2022) auf Basis der Abrechnungsdaten der Kassenärztlichen Bundesvereinigung warteten Patient:innen, die im 1. Quartal 2019 ihr Erstgespräch hatten, durchschnittlich 142,4 Tage bis zum Therapiebeginn. Mehr als 10 Prozent der Patient:innen begannen ihre Behandlung sogar erst rund ein Jahr später. Ein Absageprotokoll verkürzt diese Wartezeiten nicht. Es macht sie aber sichtbar und damit gegenüber der Krankenkasse argumentierbar.

Ein ehrlicher Satz vorab: Das Protokoll ist ein Beleg, keine Garantie.

• Es belegt, dass du dich bemüht hast und dass kurzfristig kein Kassenplatz frei war.
• Es garantiert keine Zusage: Ob und in welcher Höhe erstattet wird, entscheidet deine Krankenkasse im Einzelfall.
• Es wirkt nur zusammen mit den anderen Unterlagen, vor allem der Bescheinigung aus der psychotherapeutischen Sprechstunde.

Diese Angaben gehören in dein Absageprotokoll

Die Bundespsychotherapeutenkammer (BPtK) empfiehlt, die vergebliche Suche nach einem zugelassenen Psychotherapeuten in einem Protokoll festzuhalten. Diese Angaben gehören pro Kontaktversuch in dein Protokoll:

• Name der Praxis beziehungsweise der Psychotherapeut:in
• Tag und Uhrzeit der Anfrage
• Ergebnis des Gesprächs, zum Beispiel keine freien Plätze oder Warteliste
• Die genannte Wartezeit auf einen Behandlungsplatz

Die Deutsche PsychotherapeutenVereinigung (DPtV) empfiehlt zusätzlich, alle deine Bemühungen in einer Liste zusammenzufassen: Telefonate, Anfragen, Gespräche, die Dauer der Wartezeit oder die Absage. Auch die Vermittlungsversuche der Terminservicestelle und ihre Ergebnisse gehören hinein. Je vollständiger die Liste, desto leichter kann die Kasse nachvollziehen, wie gründlich du gesucht hast.

Eine einfache Tabelle reicht dafür. Bewährt haben sich diese Spalten:

Trage jeden Kontakt direkt nach dem Telefonat ein, nicht erst abends oder am Wochenende. Nach dem fünften oder sechsten Anruf verschwimmen die Details, und genau diese Details machen dein Protokoll glaubwürdig. Eine Ausgangsliste möglicher Praxen findest du im Behandlerverzeichnis, dort kannst du unter anderem nach Versicherungsart filtern.

Wie viele Absagen braucht die Krankenkasse

Es gibt keine gesetzlich festgelegte Anzahl. Als Orientierung dient die Patienteninformation der BPtK: Danach genügt es, wenn mindestens drei bis fünf Psychotherapeut:innen mit Kassenzulassung eine kurzfristige Behandlung ablehnen, bevor du dich an eine Privatpraxis wendest.

Die DPtV ergänzt zwei weitere Orientierungen: Gerichte lehnen Wartezeiten auf Behandlungsplätze, die über sechs Wochen hinausgehen, meist als unzumutbar ab. Und mehr als fünf Anfragen bei Vertragsbehandler:innen sind Versicherten nicht zuzumuten.

Wichtig zu wissen: Diese Zahlen sind Orientierungen, keine Vorgaben. Keine Zahl garantiert dir einen Anspruch. Die Kasse entscheidet im Einzelfall.

Wenn du unsicher bist, wie viele Absagen bei dir zusammenkommen: Notiere jeden Versuch, auch die Anrufe, bei denen niemand zurückgerufen hat. Ein vollständiges Protokoll überzeugt mehr als ein perfektes. Und die Suche musst du nicht allein über Telefonate stemmen, es gibt weitere offizielle Wege, die du ebenfalls dokumentieren solltest.

Sprechstunde, 116117 und PTV 11: weitere Nachweise

Das Absageprotokoll steht nie allein. Vor jeder Richtlinienpsychotherapie steht die psychotherapeutische Sprechstunde, ein Erstgespräch, in dem geklärt wird, welche Behandlung für dich sinnvoll ist. Kann oder will die Praxis dich nicht selbst weiterbehandeln, erhältst du am Ende der Sprechstunde das Formular PTV 11. Darauf vermerkt sind das Ergebnis der Sprechstunde, die Behandlungsempfehlung und, wenn die Behandlung zeitnah erforderlich ist, ein Vermittlungscode.

Die Terminservicestelle der Kassenärztlichen Vereinigungen erreichst du unter der 116117. Sie vermittelt Termine für die Sprechstunde und, mit Vermittlungscode, für eine Akutbehandlung oder probatorische Sitzung. Die Fristen sind festgelegt: Innerhalb einer Woche muss die 116117 einen Termin vermitteln, der höchstens vier Wochen in der Zukunft liegen darf.

Auch diese Wege gehören in deine Dokumentation. Die DPtV empfiehlt ausdrücklich, die Vermittlungsversuche der Terminservicestelle und ihre Ergebnisse festzuhalten, gegebenenfalls auch die Ergebnisse der Vermittlungsversuche der Krankenkasse. Konkret heißt das:

• Datum und Ergebnis deiner Sprechstunde, das Formular PTV 11 legst du dem Antrag später bei
• Jeder Anruf bei der 116117 mit Datum und Ergebnis
• Vermittelte Termine und ob sie zeitnah möglich waren
• Nachfragen bei deiner Krankenkasse um Hilfe bei der Suche, falls du dort angefragt hast

Wie all diese Unterlagen zusammenspielen und welche Voraussetzungen im Einzelnen gelten, erklären wir ausführlich im Hauptartikel zur Kostenerstattung bei Psychotherapie.

Antrag stellen: Ablauf, Fristen und nächste Schritte

Sind die Unterlagen beisammen, stellst du den Antrag bei deiner Krankenkasse. Die BPtK empfiehlt ein formloses Schreiben, einen Antrag auf ambulante Psychotherapie und Kostenerstattung nach § 13 Absatz 3 SGB V. Dem Antrag legst du drei Belege bei:

• Die Bescheinigung aus der psychotherapeutischen Sprechstunde, dass eine psychotherapeutische Behandlung notwendig ist
• Das Protokoll deiner vergeblichen Suche nach einem zugelassenen Psychotherapeuten
• Die Bescheinigung einer Privatpraxis, dass sie kurzfristig eine Behandlung übernehmen kann

Der Zeitpunkt ist entscheidend: Der Antrag geht vor Behandlungsbeginn an die Kasse. Die Behandlung sollte erst beginnen, wenn deine Krankenkasse die Kostenübernahme schriftlich zugesichert hat. Wer die Behandlung startet und erst danach beantragt, riskiert, dass die Kasse die Erstattung ablehnt. Lehnt sie den Antrag ab, kannst du mit Verweis auf die Gesetzeslage binnen kurzer Zeit schriftlich Widerspruch einlegen; die DPtV empfiehlt das ausdrücklich.

Wie lange du auf eine Antwort wartest, ist im Gesetz geregelt: Nach § 13 Absatz 3a SGB V muss die Krankenkasse zügig entscheiden, spätestens drei Wochen nach Antragseingang. Holt sie eine gutachtliche Stellungnahme ein, zum Beispiel des Medizinischen Dienstes, verlängert sich die Frist auf fünf Wochen.

Die Suche selbst musst du nicht allein stemmen. In der bundesweiten Warteliste trägst du dich einmal kostenlos und unverbindlich ein, statt jede Praxis einzeln abzutelefonieren; verifizierte Behandler:innen mit freien Plätzen melden sich bei dir. Gesetzlich Versicherte können in der Web-App über hilfe-finden zudem die Vorbereitung eines Antrags auf Kostenerstattung starten: Ein Assistent fragt in vier Schritten Krankenkasse, Antragsdaten, Therapieplatzsuche und Unterlagen ab und erstellt daraus PDF-Vorlagen, darunter ein Absageprotokoll. Wichtig zu wissen: mentcape reicht nichts bei der Krankenkasse ein, die Entscheidung trifft deine Kasse.